Rozwiązania
Automatyzacje, które zastępują ręczne kroki.
Automatyzujemy dowolne procesy biznesowe: sprzedaż, obsługę klienta, przepływ danych między programami, raportowanie i kontrolę jakości danych. Zaczynamy od procesu i celu, a kończymy na rozwiązaniu, które działa stabilnie w codziennej pracy.
W skrócie
Dla kogo są automatyzacje.
Automatyzacje mają sens, gdy w Twojej firmie powtarzają się te same kroki i wystarczy, że program zrobi je zamiast człowieka. Największy efekt pojawia się tam, gdzie ręczne działania tworzą błędy lub opóźnienia.
Najczęściej
- Zespół przepisuje dane między programami i to zabiera czas.
- Pojawiają się błędy, bo proces jest ręczny i zależy od pamięci ludzi.
- Chcesz mieć porządek: co jest zrobione, co czeka, co wymaga reakcji.
- Wolumen rośnie, a ręczne kroki przestają się składać w całość.
Szybki start
Zacznijmy od krótkiego opisu problemu.
Napisz 1–3 zdania, a potem przejdź do rozmowy.
Zakres
Co automatyzujemy.
Automatyzujemy procesy od początku do końca albo pojedyncze fragmenty, które blokują pracę. Dobieramy zakres tak, żeby efekt był widoczny szybko, a rozwiązanie dało się utrzymać.
Sprzedaż i obsługa zamówień
Statusy, powiadomienia, kompletowanie danych i porządek w krokach od zakupu do realizacji.
Obsługa klienta i zgłoszenia
Kategoryzacja, przypisanie, priorytety i powiadomienia, gdy sprawa wymaga reakcji człowieka.
Finanse i dokumenty
Porządek w fakturach i dokumentach: pobieranie, walidacja, obieg i archiwizacja.
Dane i raportowanie
Spójne dane w jednym miejscu, proste raporty oraz kontrola jakości informacji.
Dostępy i uprawnienia
Powtarzalne nadawanie i odbieranie dostępów, lista uprawnień i szybkie sprawdzenie stanu.
Powiadomienia i alerty
Sygnał, gdy coś poszło nie tak, i jasna informacja, co trzeba zrobić dalej.
Przykłady
Przykłady automatyzacji w praktyce.
Poniżej przykłady tego, jak wygląda automatyzacja procesu. Zakres zawsze dopasowujemy do Twoich narzędzi i sposobu pracy.
Rozwiń przykład, żeby zobaczyć kroki procesu i schemat w systemie automatyzacji.
Hiper rozbudowana
Gdy faktura przekroczy termin płatności, system automatyzacji uruchamia serię działań: zbiera dane, dobiera ścieżkę kontaktu, wysyła przypomnienia, tworzy zadania dla opiekuna i aktualizuje statusy po zaksięgowaniu wpłaty.
Co to daje
- Szybki start działań po terminie: bez ręcznego sprawdzania listy faktur.
- Powtarzalny proces: kto, kiedy i jak kontaktuje się z kontrahentem.
- Widoczność: w którym miejscu procesu jest każda sprawa i dlaczego.
Jakie dane zwykle wykorzystujemy
- Faktury, terminy, saldo i historia wpłat z systemu księgowego lub ERP.
- Dane kontrahenta i właściciel relacji (opiekun) z CRM.
- Informacje o dostawach i realizacji (np. blokada wysyłek przy zaległości).
- Historia kontaktu: które przypomnienia poszły, które wymagają reakcji człowieka.
Bezpieczeństwo i wyjątki
- Zasada „człowiek decyduje” dla sporów, korekt i niestandardowych przypadków.
- Uprawnienia minimalne: system automatyzacji robi tylko to, co konieczne.
- Audyt: logi zdarzeń, wysyłek i decyzji ręcznych — do kontroli i raportu.
Proces
Jak uruchamiamy automatyzacje.
Pracujemy krok po kroku: najpierw porządek w procesie, potem uruchomienie i opieka. Dzięki temu rozwiązania są stabilne i przewidywalne.
- Krok 1
Diagnoza procesu
Mapujemy kroki, dane, miejsca błędów oraz ustalamy, jaki efekt ma być widoczny po wdrożeniu.
- Krok 2
Projekt rozwiązania
Ustalamy reguły działania, punkty kontrolne i sposób obsługi wyjątków (gdy potrzebny jest człowiek).
- Krok 3
Uruchomienie w Twojej firmie
Wdrażamy automatyzację, testujemy na realnych danych i wprowadzamy poprawki do stabilnego działania.
- Krok 4
Opieka i rozwój
Monitorujemy działanie, reagujemy na problemy i rozwijamy kolejne usprawnienia w abonamencie.
Jakość
Stabilność i bezpieczeństwo.
Automatyzacje mają działać spokojnie, bez niespodzianek. Dlatego projektujemy je tak, żeby dało się je utrzymać i łatwo diagnozować problemy.
- Jasne reguły: co jest automatyczne, a kiedy wymagana jest decyzja człowieka.
- Kontrola jakości danych przed i po przeniesieniu między programami.
- Monitorowanie i alerty, gdy coś poszło nie tak.
- Bezpieczne uprawnienia: tylko to, co jest potrzebne do działania.
- Zmiany wprowadzane krok po kroku, bez zatrzymywania pracy zespołu.
Start
Co jest potrzebne od Ciebie.
Nie potrzebujesz długiej specyfikacji. Wystarczy dostęp do informacji i osoba, która zna proces i może odpowiadać na pytania.
- Osoba po Twojej stronie, która zna proces i ma czas na krótkie doprecyzowania.
- Przykłady danych (zamówienia, zgłoszenia, dokumenty) potrzebne do zrozumienia procesu.
- Zgoda na uruchamianie zmian krok po kroku, żeby szybko zobaczyć efekt.
- Ustalenie priorytetów: co jest najważniejsze w tym miesiącu.
FAQ
Najczęstsze pytania o automatyzacje.
Czy automatyzacja zastąpi ludzi?
Zastępuje powtarzalne kroki. Dzięki temu zespół ma więcej czasu na pracę, która wymaga człowieka: decyzji, kontaktu z klientem i kontroli.
Czy da się automatyzować proces, który nie jest idealnie opisany?
Tak. Zaczynamy od mapy procesu i porządkujemy go tak, żeby był powtarzalny. To zwykle jest pierwszy, najszybszy efekt.
Co, jeśli coś pójdzie nie tak?
Projektujemy obsługę wyjątków i powiadomienia. Gdy potrzebna jest reakcja człowieka, program jasno to komunikuje i nie ukrywa błędu.
Czy automatyzacje są jednorazowe?
Najlepiej działają, gdy są utrzymywane i rozwijane. Dlatego pracujemy w abonamencie: poprawki, rozwój i stabilność w jednym rytmie.