1) Szybka checklista
Odpowiedz na te pytania dla każdego procesu, który rozważasz. Im więcej odpowiedzi „tak”, tym lepszy kandydat na start.
- Czy proces dzieje się co najmniej kilka razy w tygodniu?
- Czy da się go opisać w 5–12 krokach prostym językiem?
- Czy dane do procesu są kompletne i stabilne (nie brakuje pól obowiązkowych)?
- Czy jest jasne, gdzie jest źródło prawdy dla kluczowych danych?
- Czy wyjątki są rzadkie lub można je jasno opisać?
- Czy jest jedna osoba, która zatwierdza wyjątki?
- Czy wynik procesu jest jednoznaczny (stan „zrobione”)?
- Czy zespół odczuwa realny ból w tym procesie (czas, błędy, poprawki, kolejki)?
- Czy efekt da się zmierzyć bez skomplikowanych raportów?
- Czy proces nie dotyczy decyzji prawnych lub wysokiego ryzyka na start?
2) Skala oceny 1–3
Dla każdego procesu daj ocenę 1–3 w czterech obszarach. Najlepszy kandydat ma wysokie oceny w każdym z nich.
Wybierz proces, który ma najwyższą sumę punktów i nie ma „1” w obszarze danych.
- Powtarzalność: jak często proces się dzieje?
- Dane: czy dane są kompletne i spójne?
- Wyjątki: czy wyjątki są nieliczne i dobrze opisane?
- Efekt: czy wynik jest mierzalny i widoczny?
3) Mini szablon notatki (do skopiowania)
Wypełnij krótką notatkę dla wybranego procesu. To wystarczy, żeby zaplanować wersję 1.
- Nazwa procesu (jak mówi o nim zespół):
- Start procesu (co uruchamia):
- Koniec procesu (kiedy uznajemy, że jest „zrobione”):
- Kroki (5–12 prostych kroków):
- Dane wymagane (lista pól):
- Wyjątki (2–5 sytuacji):
- Właściciel procesu (kto podejmuje decyzję):
- Efekt do zmierzenia (czas, błędy, kolejki):
4) Co zrobić, gdy proces nie przechodzi checklisty
Jeśli proces wypada słabo, to nie znaczy, że jest zły. Najpierw trzeba go przygotować.
Najczęstsze kroki naprawcze: - Uprość proces i zmniejsz liczbę wyjątków. - Ustal źródło prawdy dla danych i dodaj walidację pól obowiązkowych. - Wybierz mniejszy wycinek procesu jako wersję 1. - Dodaj jednoznacznego właściciela procesu.
Po takim przygotowaniu proces zwykle staje się dobrym kandydatem do automatyzacji.