1) Po co liczyć ROI w automatyzacji
Wiele firm robi automatyzacje „na czuja”. Problem w tym, że bez punktu odniesienia trudno ocenić, czy efekt jest realny, czy tylko „wydaje się, że jest lepiej”. A wtedy łatwo utknąć w cyklu: wdrażamy coś, poprawiamy, dokładamy wyjątki, a zespół nadal ma ręczną pracę.
ROI w Automerce rozumiemy prosto: czy po uruchomieniu jest mniej ręcznej pracy, mniej błędów i mniej wyjątków — oraz czy proces działa stabilniej. To jest najbardziej uczciwa miara sensu usprawnienia.
Nie potrzebujesz arkusza na 100 linii. Wystarczy szybki rachunek kosztu dzisiejszego stanu. Dopiero wtedy możesz porównać „przed” i „po”.
2) Najczęstszy błąd: liczenie tylko czasu
Czas jest ważny, ale to nie jedyny koszt. Jeśli liczysz tylko minuty pracy, pominiesz dwa największe „ukryte rachunki”:
Często to właśnie błędy i wyjątki są tym, co najbardziej boli zespół i klienta. Dlatego w prostym ROI musisz uwzględnić oba.
- błędy i poprawki (wracające sprawy, korekty, wyjaśnienia),
- wyjątki i „gaszenie pożarów” (eskalacje, decyzje ad hoc, obejścia).
3) Prosty model ROI: 3 składniki
Policz trzy rzeczy dla jednego, konkretnego procesu (np. „obsługa zamówienia”, „wystawienie faktury”, „wprowadzenie danych do CRM”).
1) Czas ręcznej pracy (minuty × liczba spraw) - Kto wykonuje zadanie? - Ile jest spraw tygodniowo? - Ile trwa jedna sprawa (średnio)?
2) Poprawki i błędy - Ile spraw wraca do poprawy (w % albo w sztukach)? - Ile czasu zajmuje poprawka? - Czy błąd generuje koszt zewnętrzny (zwrot, reklamacja, korekta, utracone zamówienie)?
3) Wyjątki i eskalacje - Ile jest wyjątków tygodniowo? - Kto je obsługuje (operacje, kierownik, finanse)? - Ile czasu zajmuje wyjaśnienie i decyzja?
Efekt to trzy liczby, które da się porównać po uruchomieniu wersji 1. To już jest ROI — nawet jeśli nie przeliczasz wszystkiego na złotówki.
4) Jak policzyć to szybko i uczciwie
Najprostsza metoda to próbka z ostatnich przypadków:
Jeśli nie masz danych w systemie, zbierz je przez 2 tygodnie w prostej tabeli. To nadal jest szybciej i taniej niż robienie automatyzacji w ciemno.
- weź 10–20 ostatnich spraw z procesu,
- policz średni czas (minuty),
- policz liczbę poprawek,
- policz liczbę wyjątków oraz kto musiał się włączyć.
5) Przeliczenie na pieniądze (opcjonalnie)
Jeśli chcesz, możesz przeliczyć czas na koszt. Nie musisz znać pełnego kosztu pracownika. Wystarczy przyjąć stawkę wewnętrzną (koszt godziny pracy zespołu) i policzyć:
Nie chodzi o idealną księgowość. Chodzi o decyzję: czy ten proces ma sens jako pierwszy temat w porównaniu do innych priorytetów.
- minuty tygodniowo × stawka = koszt czasu,
- koszt poprawek = (czas poprawek + koszty zewnętrzne, jeśli występują),
- koszt wyjątków = czas osób decyzyjnych + „koszt przestoju procesu”.
6) ROI w abonamencie: jak nie zgubić efektu
W abonamencie ROI powinno być widoczne w trakcie, nie tylko „na końcu projektu”. Dlatego warto:
To daje spokojną, przewidywalną decyzję: rozwijamy zakres czy stabilizujemy działanie i wyjątki.
- wybrać proces, gdzie efekt jest mierzalny,
- ustalić baseline (punkt odniesienia) i 1–2 KPI,
- po uruchomieniu wersji 1 zmierzyć to samo i porównać.
7) Pierwszy krok: baseline w 60 minut
Najlepszy pierwszy krok to baseline: policzenie czasu, poprawek i wyjątków dla procesu w dzisiejszej wersji. Bez tego ROI jest zgadywaniem.
Weź 10 przypadków z ostatnich 2 tygodni i policz: czas, poprawki, wyjątki. To zwykle zajmuje około godziny, a daje konkret, na którym można oprzeć decyzję o automatyzacji.